V dnešnej dobe už nie je nič nezvyčajné, že v banke, na úrade, či pošte podpisujeme rôzne dokumenty elektronicky na podpisovom tablete. Ide o plnohodnotný systém nahradzujúci podpisovanie na papier. Na trhu existujú mnohé systémy schopné tento mechanizmus elektronického podpisu zabezpečiť. Mnohé z nich však nepatria k najlacnejším a jednoduchým na integráciu. V nasledovnom článku popíšem jeden vlastný systém, ktorý je možné veľmi jednoducho nasadiť do praxe, vstupné náklady sú pomerne zaujímavé a ďalšia prevádzka nevyžaduje dodatočné finančné prostriedky v závislosti na napr. počte realizovaných podpisov.
Systém pre podpisovanie dokumentov - technické predpoklady tohto riešenia
1 - disponovať vlastnou doménou, alebo webovým sídlom pre inštaláciu systému
2 - disponovať bežne dostupným zariadením s dotykovou obrazovkou so stylusom (napríklad tablet + pero)
Áno, to je skutočne všetko. Nie sú potrebné žiadne ďalšie licencie, špecifické technické zariadenia a aplikácie.
Ukážka vstupného zariadenia na podpisovanie so stylusom
Schéma fungovania podpisovania
Celá aplikácia je naprogramovaná v jazyku PHP a využíva MySQL databázu. Táto kombinácia je dostupná na ktoromkoľvek bežnom webhostingu, čo umožňuje univerzálne nasadenie. Nevyžaduje sa žiadne ďalšie špeciálne technické konfigurácie na strane web servera. V princípe ide o web službu/aplikáciu, ktorú otvoríme prostredníctvom prehliadača (Chrome, Opera…) na podpisovom zariadení. Spôsob zabezpečenia môže byť prostredníctvom viacerých prvkov ako: serverové overenie cez htaccess, prístup viazaný na konkrétnu IP, prihlasovací formulár atď...
Po autentifikácii sa v prehliadači zobrazí podpisové pole na vopred určenom mieste. Štandardne sa podpisové pole zobrazuje na konci dokumentu, pričom nad ním je textové vyrozumenie, prípadne celý koncept zmluvy, ktorý je potrebné prečítať a podpísať. Klient s dokumentom v tablete pracuje bežným spôsobom. Teda prezerá si jeho obsah a postupne si ho posúva smerom hore/dole. Ak dôjde na koniec a súhlasí s jeho znením, prostredníctvom pera daný dokument podpíše. Podpisové pole zaznamená elektronický podpis so všetkými biometrickými parametrami. Môžeme teda hovoriť o digitalizovanom podpise, ktorého podobu je možné graficky overiť a je teda plnohodnotnou alternatívou voči analógovému podpisu. Klient následne stlačí tlačidlo pre potvrdenie, čím sa obsah dokumentu vrátane digitálnej signatúry uloží do databázy. Štruktúra a dizajn dokumentu, ktorý sa podpisuje je generovaný formou webu na báze HTML + CSS a preto je jeho vizuál plne prispôsobiteľný potrebám klienta. Je možná podpora viacerých podpisových miest v jednom dokumente a tiež možnosť pridania vstupných polí pre vpisovanie textových informácií do dokumentu pred jeho podpisom.
Týmto spôsobom získame štruktúrovanú databázu podpísaných elektronických dokumentov v ktorej môžeme mať neobmedzené množstvo podpisov a dokladov a z ktorej sa dajú urobiť jednoducho rôzne prehľady, reporty, archivácie, exporty, zostavy - čokoľvek...
Samozrejme tento typ riešenia môže byť replikovaný na viacerých zariadeniach / tabletoch s jednou centrálnou databázou pre príjem a archiváciu údajov pri nezmenených vstupných nákladov (okrem obstarávacích nákladov na viaceré tablety).
Jednoduchá schéma fungovania. Podpisové tablety zasielajú prostredníctvom webovej služby podpísané dokumenty do databázy z ktorej je možné tieto dokumenty prezerať, alebo prostredníctvom nich vykonávať ďalšie akcie.
Výhody riešenia
Rýchle nasadenie do prevádzky
Nízkonákladovosť
Šetrné k životnému prostrediu vynechaním bežného papiera, tonerov, tlačiarní...
Prehľadné databázy podpísaných dokumentov s vyhľadávaním
Univerzálnosť použitia
Zníženie požiadaviek na ľudskú prácu pri manipulácii, archivácii, kopírovaní, skartácii dokumentov
Možnosť integrácie do existujúcich systémov, podpora exportu pre systémy tretích strán
Zrýchlenie firemných procesov a pri správnom nastavení eliminácia byrokracie
Ukážka dokumentu s podpisom v tablete.
Treba dodať, že tento typ podpisovania nespĺňa požiadavky na kvalifikovaný elektronický podpis v zmysle zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o dôveryhodných službách). Podľa nariadenia eiDAS sú biometrické vlastnou rukou spravené podpisy elektronické podpisy. Z pohľadu ochrany osobných údajov a nariadenie GDPR ide o osobný údaj a podľa toho je potrebné k nemu pristupovať.
O právnej podstate by sa dala viesť dlhá diskusia, ale cieľom článku je priblížiť technické možnosti takejto realizácie, kde papier a pero nahrádza tablet s perom. Tento spôsob má význam v spoločnostiach, kde dochádza k pravidelnému podpisovaniu akýchkoľvek dokumentov a naopak je zbytočný tam, kde je potrebné niečo podpísať sporadicky.
Ak uvažujete o nasadení podobného riešenia a chceli by ste bližšie informácie, kontaktujte ma.
Pridať komentár k článku